SOP on functioning of office


background image

 

 

Standard Operating Procedures (SOP) 
For Post Lockdown Office Operation

 

Manohar Chowdhry & Associates 

CHARTERED ACCOUNTANTS   


background image

Page of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

Contents 

About Coronavirus (COVID-19) .......................................................................................................................................................................... 3 
Overview of the document ................................................................................................................................................................................... 4 
A. 

Work pattern ................................................................................................................................................................................................ 6 

B. 

SOP for Team Members: ............................................................................................................................................................................. 7 

Before Leaving Home .................................................................................................................................................................................. 7 
While commuting to office ......................................................................................................................................................................... 7 
Parking Near Office ..................................................................................................................................................................................... 8 
Office Entry Point ......................................................................................................................................................................................... 9 
Seating at Office & Work Etiquette ............................................................................................................................................................ 9 
At Time of leaving ...................................................................................................................................................................................... 11 
After Reaching your home ........................................................................................................................................................................ 12 

C. 

SOP for Admin & Infra team for maintaining hygiene ........................................................................................................................ 13 

Cleaning Process ........................................................................................................................................................................................ 13 
Seating Arrangements ............................................................................................................................................................................... 13 
Other Arrangements .................................................................................................................................................................................. 14 

D. 

SOP for clients / visitors management................................................................................................................................................... 15 

E. 

SOP for third party service providers ..................................................................................................................................................... 15 

F. 

Other general matters ............................................................................................................................................................................... 16 

Annexures to the SOP .......................................................................................................................................................................................... 17 

 


background image

Page of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 
 

About Coronavirus (COVID-19) 

 

Corona viruses are a large family of viruses which may cause illness in animals or humans. Most people infected with the COVID-19 virus 
will experience mild to moderate respiratory illness and recover without requiring special treatment.  To prevent such “community spreading” 

Government of India and the State 
Governments 

have 

taken 

immediate 

and 

appropriate 

measures 

of 

“lockdown”, 

prevailing  the  citizens  to  stay 
home,  stay  safe  for  over  a  month 
now. 
 
 
We,  at  Manohar  Chowdhry  & 
Associates  (MCA),  have  come  up 
with  this  “Restart  Manual”  as  a 
guide  for  all  our  staff,  clients, 
visitors,  etc.  to  ensure  a  safe 
workplace and prevent occurrence 
of  transmission  of  this  disease. 
Employees 

and 

interacting 

personnel  need  to  be  protected 
while ensuring the office functions 
smoothly  to  the  best  possible 
extent.  Hence,  we  are  coming  out 
with  this  SOP,  which  needs  to  be 
strictly  followed  by  all  those 
associated  with  us  and  those  who 
work 

at 

our 

premises. 

 
 


background image

Page of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

Overview of the document 

 
COVID-19 is a WHO declared pandemic, impacting almost 200 counties across the world and India is no exception. Even though 

India has till now managed to keep the spread under control, it’s too early to say we are safe as the curve is still not flat. To prevent 

such “community spreading” Govt. of India & State Govt’s have taken immediate and appropriate measures to allow certain sectors 

to be opened post “lockdown”. We being a private office are allowed to operate post 3

rd 

May 2020 with 33% capacity. We at Manohar 

Chowdhry & Assocaites, Chartered Accountants, also want to ensure a safe workplace and prevent occurrence of transmission of 

this disease, either to any of our partners, staff, clients, visitors, etc. while in our premises. Hence, we are coming out with these 

Standard Operating Procedures (SoP’s) which needs to be strictly adhered to, at our premises. COVID-19 is here to stay at least for 

some more time until a vaccine is found and is made available. Until such time, we have to manage this virus and try and minimize 

the chances of getting affected. Therefore, it is important for each one of us to understand and follow these new SoPs. This is for our 

own safety. 

“Prevention is better than cure” 

The Objective of this document is to implement a robust and dynamic policy keeping in mind the development that unfolds around 

as the pandemic continues and to ensure safety of our people, family, clients, suppliers and the society at large. The SOP  is divided 

into following parts: 

 

 


background image

Page of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 

Work pattern

SOP for Team Members

SOP for Admin & Infra teamn for maintaining hygine

SOP for clients/visitors manahement

SOP for third party service providers

Other general matters


background image

Page of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 

A. Work pattern 

The work pattern shall be combination of Work from office and Work from Home. 

Shift timings (Work from office) 

1.  The Office shall operate based under two shifts: 

1

st 

shift – 08.00 AM to 01.00 PM (5 hours); 

2

nd 

shift- 01.30 PM to 06.30 PM (5 hours) 

2.  You are expected to work from home post shift hours based on client deliverables. 
3.  Employees taking care of children below age of 5 years and elderly people above 65 years can work from home and come to office 

only if it is inevitable/unavoidable. 

4.  Employees belonging to areas which are classified as Red zones/Containment zones are supposed to mandatorily work from 

home. 

 

Office operations resumption date will be informed 2 days prior to the first shift. Week beginning today 4

th 

May 2020 the Admin 

Team will start preparing the Office Infra as per this SOP . Parallely this week, management will review the spread of Covid-19 post 
lock down  relaxations.  On  gaining  confidence  that  offices  can  be  resumed,  you  will  be  intimated  office  resumption  date.  Shift 
Roosters will initially be for 1 week and post that there may be some changes based on the first week feedback. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 


background image

Page of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 
 
 

B. SOP for Team Members: 

 

Before Leaving Home 
 
•  Take bath, dress with fresh clothes and leave to office. 
•  If you are from Red / Orange area your entry into office is permitted, subject to Partner 

clearance. Please call and discuss with him personally. 

•  Leave Home only after 7:00AM 
•  Each team member shall ensure before he leaves his residence to carry with him the 

mandatory list of items as enlisted in Annexure as “Office Kits”. 

•  Activate Bluetooth, if not already activated, for Aarogya Setu app effectiveness. 
•  Wish your family with a big smile and hug and then proceed to office. 
•  Leave with your Face Mask on. 
•  Sanitise  your  2-Wheeler  handles,  car  steering  wheel,  gears  and  other  touch  prone 

surfaces. 

 

While commuting to office 
 
•  During travel within the area to reach office, team member shall ensure he has planned his route 

well in advance and try to avoid the “Red zones” to the best of his convenience. If not possible, be careful to close the windows 
in car and to maintain social distance while riding a 2-wheeler. 

 
 
 
 
 
 
 


background image

Page of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 
 

•  It is recommended to wear gloves while driving/commuting to reach office. 
•  Office ID cards must be worn mandatorily during all times. This is also required to 

be  produced  before  the  law  enforcement  authorities  to  ensure  pass  through  the 
wards. 

•  If you are riding a Two-wheeler, you should not have a pillion rider. 
•  In case of commuting by car, ensure only one in front and 2 in back seat. 
•  In  case  of  commuting by  public  transport,  extreme  caution  to be  exercised  by  the 

employee while traveling. One should wear double face mask, gloves, wind cheater, 
jacket & Caps to protect skin and wherever possible maintain social distancing. 

•  In case you are picking a colleague, you need to keep your colleague well informed in- order to plan timings accordingly. 
•  Do not stop by, for any errand on the way to office and directly come to office. 
 
Parking Near Office 

• 

Parking of vehicle must be outside the compound areas of office. No vehicle shall be 
allowed within the compound area of office. Ensure your vehicle is not parked in a 
manner in which it causes hindrance to other people and needs to be moved. Vehicle 
parking will be at your own risk. 

• 

Ensure social distancing norm, even while parking. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 


background image

Page of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

Office Entry Point 
 
• 

Maintain a queue with a social distancing norm to enter the office. 

• 

On reaching the office premises, you will undergo thorough screening as follows 

(a)  Body temperature will be checked through thermal guns. If it is above 99 F you will not be 

permitted to enter the office. 

(b)  The use of sanitizer before entering the office is a must. 
(c)  You are required to show the Green status on Arogya sethu app, without which access to 

office  shall  not  be  allowed.  Front  line  personnel  shall  enquire  regarding  places  of  visit 
before entering office. 

(d) 

During the entrance to the premises, the team member should maintain social distancing 
and follow the lane markings made at the entry. 

• 

Attendance shall be only through “Hubbler” App which uses geofencing. Please keep your location sharing feature turned 
on.  Biometric  attendance  has  been  disabled.  Only  Hubbler  attendance  shall  be  taken  into 
account. 

• 

While using the staircase do not touch the railing. Keep hands free 

• 

Footwears shall be required to be kept outside. All the employees (expect office boys, who shall 
be provided the same from office) are advised to carry a pair of washable slip-on along with 
them which are to be worn while in the office premises. We suggest you bring your pair of Slip-
On in a carry case and wear just before entering the office (Gym style). You are advised to wear 
socks/carry while coming to the office. 

• 

Avoid touching hand-rails and common areas unless necessary. 
 

Seating at Office & Work Etiquette 

 

• 

You will be given the designated chair and desk to work. The placard shall be placed at every work desk with the name of the 
person. Your Chair will have your name. You must be seated at the allocated place only. Do not sit at desks marked ‘X”. 

• 

If your chair is not in your designated desk. Self-Pull your designated chair with your hand and push the other chair to the 
side, with your leg (please do not touch any other chair other than yours with your hand) 

• 

Do Not leave your Office Bag on the desk. Keep it, next to you on the floor. 


background image

Page 10 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

• 

The telephone instruments (dedicated lines) to be self-cleaned with disinfectant at start and end of the shifts by respective 
users. 

• 

Wearing of masks is compulsory – as mandated by govt. and its punishable 
offense in case of non-compliance. 

• 

Team/client  meetings  shall  continue  to  be  conducted  under  google 
meet/zoom calls. 

• 

Use  your  headphones/earphones  for  all  Audio/Video  calls  and  do  not 
disturb  the  environment  around  you.  Be  considerate  of  the  other  team 
members working in your hall. 

• 

The team member should not leave the premises for unwarranted visits 
during the working hours. 

• 

Avoid exchanging water bottles or personal items. 

• 

We will not be providing coffee/tea. You may bring your flask and cup 
and have it at your desk. 

• 

There shall be no lunch/refreshment break between the shifts. Hence, you are expected to have a good breakfast/lunch before 
reaching the office during your shift. 

• 

If necessary, carry home packed Snacks and have them at your desk without sharing. 

• 

No Cleaning of Snack box / Flask is encouraged in the Pantry or Restrooms. 

• 

It is the responsibility of every Individual member to follow good hygiene practices. 

• 

The habit of Frequent hand-wash using soap/sanitizer every 2-3 hours must be inculcated. 

• 

Regularly keep a check on the classification of your ward as Red/Orange/Containment Zone. If your ward gets classified as 
a Red Zone/Containmaint zone, promptly intimate the same to Admin and follow the advise received.  

 
 
 
 
 
 
 
 


background image

Page 11 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 
 

At Time of leaving 

 

• 

On completion of your shift, you are expected to ensure your work desk is clean. Personal items should not be left unattended 
on your work desk. Cups/waste should be disposed of immediately in dustbins. 

• 

You must clean your Laptop, keyboard, and mouse, with disinfectant before 
commencing work and at the end of your shift. 

• 

Please dispose of the tissue in the closed dustbin near to you. 

• 

To avoid a large crowd near the exit at the end of the shift, you need to keep 
in  mind  the  social  distancing  norms,  and  exit  from  office  in  a  staggered 
manner. 

• 

Pack your Slip Ons and wear your footwear. 

• 

Those who are wearing slip-on provided by  the office, please self-sanitize 
them and leave at the designated place. 

• 

Sanitize your 2-Wheeler handles, car steering wheel, gears, and other touch 
prone surfaces. 

• 

You are expected to plan your transportation back to your residence in the similar 
lines made for reaching the office. In case you face any difficulty; we expect you to inform the management well in advance 
in-order to ensure your safety. 

• 

You are expected to reach home before 7 p.m. (order by local police) 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


background image

Page 12 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 

 

After Reaching your home 

 

• 

Call your home before reaching and let them leave the door open. 

• 

Wish your family with a Big Smile and no hugs. 

• 

Remove your Office Kit from your bag and either wash them / sanitise them 

• 

Sanitise your Mobile also and keep at a safe space. 

• 

Wash your hands for 20 seconds. 

• 

Put your clothes to laundry and take a fresh shower. 

• 

Enjoy your family time, have a good sleep and rejuvenate. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


background image

Page 13 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 
 

C. SOP for Admin & Infra team for maintaining hygiene 

 

Cleaning Process 

 

• 

Two shift cleaning to be followed in the office (i.e., Morning 7.15 AM and  afternoon 1.00 PM). 

• 

Following are in charge of cleaning: 
a)  Morning shift: Venkatamma and John  
b)  Afternoon shift: Srikanta and Kirana 
c)  Both shifts cleaning to be supervised by Balu and report to Nitish 

• 

The use of gloves while cleaning/disinfecting office space must be adhered to. 

• 

Procure Chemical based disinfectants/cleaning solutions 
as the prime objective is to eradicate the potential virus, germs and bacteria. 

• 

All doorknobs/handrails/switches/floors shall be cleaned using a disinfectant. 

• 

All Chairs and Desk spaces should be disinfected with Surface Disinfectant. 

• 

All Keyboards, Mouse, PC Monitors, Telephone Instruments, Printers & Scanners to be cleaned with disinfectant. 

• 

Fumigation shall be undertaken at the office weekly. 

• 

Used Slip-on left at designated space, should be cleared by end of each shift. At day end, the slip ons to be soaked in Hot water 
with disinfectant and dried for use the next day. 

• 

Gloves to be disposed of at the end of the day. 

• 

At the end of each shift, the dustbins to be cleared. Each dustbin to have garbage bags and the garbage bags are disposed to the 
larger dustbin kept outside the office. 

• 

The larger common dustbin to be cleared by BBMP every day and this to be monitored and liaison by the Admin team. 

 
Seating Arrangements 

 

• 

Prior to office resumption, Admin team to mark Desks which can be used and not used, with 
the objective of maintain social distance and free walking space. 

• 

Desks which cannot be used should be marked with a ‘X” and each usable desk be given a 
unique identification no. This Identification no. will be updated on Google sheets. 

• 

Based on seats available at each office, Admin, in discussion with Vertical heads, will decide 
which Vertical will work on what shift and what would be the frequency, i.e. daily / alternate days etc. 


background image

Page 14 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

• 

Admin team must ensure the seating plan is laid across effectively as per the number provided by  Vertical Heads /Team 
Leader from time-to-time. 

• 

Vertical Heads / Team Leader to intimate Admin the details of persons who will be attending the office from their respective 
team, 24 hours before the shift starts. This will be done through the Google sheet provided. 

• 

Based on above data, Admin will allocate the seats. No Changes to be done for the allocated seat without consent of the 
Partner. 

• 

Seating arrangements  to be reviewed on  every Saturday, get feedback and re-plan if required with minimum changes to 
allocated seats. 

 

Other Arrangements 

• 

Social distancing circles to be marked at entrance for screening and at other places as maybe appropriate. 

• 

Arrange facesheilds for personnel screening. 

• 

All access to printers/scanners shall be limited to admin staff only. Members are required to request the designated admin 
members in accessing the print documents and scanning of files. 

• 

Access to terrace /common areas should be restricted. 

• 

All doors must be kept open. (Main entrance, entry door to the working area, all cabin doors). 

• 

Handsfree sanitiser dispensers shall be placed at entrance of the offices and near restrooms. 

• 

Access to restroom and usage shall be as per the policy mentioned in Annexure 

• 

No delivery of food/E-commerce delivery shall be made at office address. 

• 

Courier /Postal  boys shall be allowed only till the entrance and the transaction be completed outside. Avoid signing the 
documents / e-device. If to be done, use your own pen. Avoid using the office seals. 

• 

Office seals to be cleaned with disinfectant at start and end of each shift. 

• 

Usage of Landline shall be restricted to front desk only. In case the caller needs to speak to specific member; the front desk 
member shall note the caller’s ID and share it to such specific member. Also, the caller would be provided the mobile number 
of the respective member, requesting them to call them on their mobile numbers since Intercom facility will be discontinued. 

• 

Connectivity within office shall be wireless. No Lan cables shall be allowed to move/use. 

• 

People attending office should restrain themselves from visiting any other places other than for essentials/emergencies. (Should 
not be done while reaching office) 

• 

Nitish/Akshay to monitor the status of wards with respect to their classification as Red/Orange/Green or Containment Zones 
and update the same.  

 


background image

Page 15 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 

 

D. SOP for clients / visitors management 

1. 

Management  does  not  encourage  in-person  visit  of  clients/members  of  another 
organisations/guest. Akshay/ Ramesh (IT team) to see if it can be addressed over a video call 
or a call. 

2. 

In  unavoidable  circumstances,  Akshay  shall  intimate  to  Partner  &  Admin  team  regarding 
planned visit of outsiders. Only with prior approval, the Admin team shall make arrangements 
for designated seating for such meetings. 

3. 

Policies regarding screening, Masks, footwear, hygiene applicable to employees shall  apply  to 
Client/Visitor mutatis mutandis. IT team or the concerned team member must inform the visitor 
regarding the same via mail/phone. 

4. 

Front office shall maintain visitor log as per format prescribed. Filling this log shall be done by 
Front office member only. 

5. 

Welcome board shall be placed outside office to intimate visitors regarding the measures taken and avoidance of meetings. 

6. 

Every client to be greeted with a 'Namaste' that should become the default substitute of handshakes, even between employees. 

7. 

No Refreshments to be served to any visitor. 

8. 

Water, if requested, to be served, by Admin team in sealed small bottles. 

9. 

Clients to be requested to dispose of the water bottles in the nearest closed dustbin or encouraged to carry back with them. 

10.  Make sure back to back meetings are scheduled in a way to avoid clash/overlap. This will avioid too many clients walking in 

and out at the same time. 

11.  If client shares any documents, the same to be scanned by Admin team with gloves on and the document returned back. Post 

scanning, the surface to be cleaned using disinfectant. 

12.  Client to leave the Slip on provided at designated spaces. 

 

 

E.  SOP for third party service providers 

1.  All deliveries of office essentials shall terminate at Office entrance only. 
2.  Plan all the needs before commencement and place order at timum quantity. 
3.  Screening of delivery boys before entry to office compound. 
4.  Masks to be worn by all delivery boys. 


background image

Page 16 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

5.  If there is a need to allow any third-party service provider with in office, the same needs to be approved by Partner. 
6.  The  Policies  regarding  screening,  Masks,  footwear,  hygiene  applicable  to  Employees  shall  apply to  Third party service 

providers mutatis mutandis. Admin or the concerned team member must inform the visitor regarding the same via mail or 
phone. 

 
 

F.  Other general matters 

1.  Access to server shall continue to be restricted. Detailed policy regarding this shall be shared 

by IT administration team. 

2.  CCTV shall be installed at all office entrances and common spaces. Management shall monitor 

at frequent intervals. 

 

 

 

Note – These policies are subject to frequent changes depending on situation. We, as organisation have adopted a proactive approach 

to react to the dynamicity of the situation. Changes shall be intimated on frequent intervals. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


background image

Page 17 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

 
 

Annexures to the SOP 

 

1.  Notice on the office welcome board: 

a)  Visitors are not allowed without appointment 
b)  Do not enter without Mask 
c)  Leave your footwear outside. 

 

2.  Maintenance of office restroom (High Importance): 

a)  Restroom etiquette is highly important and to be followed very strictly. This is important for both your and others Health & 

Safety. 

b)  Restrooms will be cleaned twice a day (i.e. Morning before 8.00AM & afternoon 1.30PM) 
c)  Enter Restroom by pushing the door open with your elbows. 
d)  All users to spray the sanitizer on the door lock, taps, wash basins and toilet seat, before and after using the washroom. 
e)  Use tissue paper to hold the sanitiser spray and to operate the taps. 
f)  Wash your hands as instructed by WHO 
g)  Used tissue paper to be disposed in leg-operated dustbins very carefully. Do not touch the dustbins. Handle the dustbins with 

care. 

h)  Cleanliness to be maintained once used (including not leaving the toilet seats wet) 
i)  Keep the Restroom door a bit open for the next user. 
j)  Admin team to spray Air-freshener every one-hour frequency or check room freshener is replenished. 

 

3.  Couriers and Post in office: 

a.  No courier/postage persons are allowed inside office 
b.  The following people will be responsible for collecting or dispatching the posts and courier from entrance: 

•  Morning shift: Balu 
•  Afternoon shift: Balu 

c.  Avoid signing the documents / e-device. If to be done, use your own pen. Avoid using the office seals. 
d.  The collected couriers or posts have to be handed over to Nagaraj  on daily basis which he will  enter in the inward/outward 

register and then hand over the same to respective persons. 


background image

Page 18 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

e.  Theprocess for sanitising the documents/parcels will be intimated in due course. 

 

4.  Telephone Handling in office: 

a.  Only 1 person would be handling the telephone in each office. That person has to note down the message from the caller and 

inform the respective person. In case, the caller wants to directly talk to the respective person, then the mobile number of that 
person has to be provided. All intercoms and telephones except one at the office receiption to be disconnected. 

b.  The instruments to be self-cleaned with disinfectant at start and end of the shifts by respective users. 
c.  The following persons would be responsible for telephone handling as above: 

(i) 

Morning shift: Balu 

(ii)  Afternoon shift: Kirana 

 

5.  Handling of laptops in the office: 

a.  Sanitise your respective laptops before and after an office meeting; 
b.  Laptops to be sanitized at the start and end of the shifts by respective users. 

 

6.  Handling of office files: 

a.  Sanitise your hands before and after touching any office files; 

 
7.  Handling of Printing and Scanning in the office: 

a.  All printing and scanning in respective offices to be handled only by personnel enlisted in (f) 

Nobody other than the below would have access to the printers or scanners 

b.  Any person, who wants to take print, should inform the respective person enlisted in (f) and give the prints. 
c.  If client shares any documents, the same to be scanned by Admin team with gloves on and the document returned back. Post 

scanning, the surface to be cleaned using disinfectant. If the documents have come by courier, then the same would be punched 
in a Box file and kept aside. Disposal process will be intimated in due course. 

d.  The documents arrived by courier shall be opened by person-in charge of inward courier and given to person in-charge of 

scanning. Post scanning, the surface to be cleaned using disinfectant. If the documents have come by courier, then the same 
would be punched in a Box file and kept aside. Disposal process will be intimated in due course. 


background image

Page 19 of 19 

 

# 71, 2

nd

 Floor, 8

th

 Main Road, 2

nd

 Block,                                                     

Jayanagar, Bengaluru – 560011, Karnataka                             
Tel: +91 80 26576622 / 44 / 55                                        
 

 

                   Chennai 

 Bengaluru 



Gurugram 



Hyderabad 



Mumbai



Vizag 

                   Coimbatore  



  Kochi 

  Madurai 

 Mangaluru 

 

Vijayawada  



 Nellore

 

e.  The  concerned  team  member  to  pick  up  the  scanned  documents  from  the  server  and  save  accordingly.  These  scanned 

documents will be deleted by end of day. 

f.  The people responsible are as below: 

(i) Morning shift: John 
(ii) Afternoon shift: Kirana 

 

8.  Office kit 

Every member shall carry with him/her an office kit which shall consist of the following – 

a.  Office ID card 
b.  Govt Issued ID card 
c.  Mini Hand sanitiser bottle (refillable) 
d.  Few disposable tissues-papers 
e.  Spare face mask 
f.  Prescribed medication 
g.  Water bottle – 1ltr 
h.  Snacks (optional) 
i.  Tea / Coffee in Flask (optional) 
j.  Alcohol based wet wipes (optional) 

 

9.  Alternate for Footwear Management 

Where feasible , based on availability of equipment and material, we may use Shoe Cover dispensing machines in the office. If 
this is used, the detail management of footwear explained above would not be applicable. All those entering 
office are required to cover their shoes with the disposable shoe covers and use it till the time of leaving the 
office . At time of leaving the office, it is very important that the shoe covers are disposed hygienically in 
the dustbin designated for the same . The Admin team should carefully dispose this at end of the 
day into the main dustbin. 

Logo 11

Copyright © Manohar Chowdhry & Associates. All Rights Reserved. Designed by IntelliSmart Softech Pvt. Ltd. 
Compliance    |    Privacy Policy    |    Legal Disclaimer

Login